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采購作業(yè)流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學(xué)者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。

1.確認(rèn)需求

在采購之前應(yīng)先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

2.需求說明

確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。

3.選擇可能的供應(yīng)來源

根據(jù)需求說明在原有供應(yīng)商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供應(yīng)商時，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：

(1)價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比較各個供應(yīng)商提供的價格連同各種折扣是選擇供應(yīng)商不可或缺的一個重要指標(biāo)。

(2)質(zhì)量。商品質(zhì)量也是一個十分重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。商品質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況而定，并不是質(zhì)量最好的就是最適應(yīng)的，應(yīng)力求用最低的價格買到最適合本企業(yè)質(zhì)量要求的產(chǎn)品。

(3)服務(wù)。服務(wù)也是一個很重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。如更換次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等，類似這樣的一些服務(wù)在采購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。

(4)位置。供應(yīng)商所處的位置對送貨時問、運(yùn)輸成本、緊急訂貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時間都有影響。在當(dāng)?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)，易于形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后服務(wù)。

(5)供應(yīng)商庫存政策。如果供應(yīng)商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設(shè)備突發(fā)故障的解決。

(6)柔性。那些愿意且能夠回應(yīng)需求改變、接受設(shè)計改變等要求的供應(yīng)商應(yīng)予以重點考慮。

4.適宜價格的決定

決定可能的供應(yīng)商后進(jìn)行價格談判。

5.訂單安排

價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)必須予以說明。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴(yán)格驗收入庫。

7.核對發(fā)票

廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對后財務(wù)部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結(jié)案。

9.結(jié)案凡驗收

合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。

10.記錄與檔案

維護(hù)凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購文件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。

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